Öffentlicher oder hausinterner Instant Messenger? Was ist besser?

Was ist ein öffentlicher und was ein hausinterner Instant Messenger?

Zunächst ist es wichtig zu erläutern, was ein öffentlicher und was ein hausinterner Instant Messenger jeweils überhaupt ist, sowie was sie unterscheidet.

Als öffentlicher Instant Messenger (wie Facebook Messenger, Telegram und WhatsApp) verstehen wir einen frei zugänglichen Instant Messenger, der von jedem weltweit genutzt werden kann. Die Benutzung ist meist kostenlos und der Messenger hat eine breite Nutzerbasis.

Ein hausinterner Instant Messenger (wie Microsoft Skype for Business, IBM Sametime, Openfire) steht ausschließlich den Mitarbeiter eines Unternehmens zur Verfügung. Es erfolgt keine Übertragung der Inhaltsdaten zu einem externen Anbieter und die Kontrolle der Kommunikationsserver erfolgt durch das Unternehmen.

Wie steht es mit der Sicherheit und dem Datenschutz?

Viele Messenger-Apps haben seit der NSA-Affäre reagiert und setzen auf die Verschlüsselung der Kommunikationsverbindungen und Inhaltsdaten. Jedoch muss unterschieden werden, welche Daten verschlüsselt werden. So erfolgt beispielsweise bei WhatsApp eine Datenweitergabe, indem das gesamte Telefonbuch zum Anbieter übertragen wird. Ohne Zustimmung der Nutzerbedingungen ist WhatsApp somit nicht nutzbar. Andere Anbieter wie Threema sind deutlich zurückhaltender bei Übermittlung personenbezogener Daten. So kann Threema auch ohne Adressbuch-Zugriff verwendet werden.

Ein weiteres Sicherheitsrisiko stellen die in Drittländern angesiedelten Kommunikationsserver der Messenger-Anbieter dar. Ein dem EU-Recht vergleichbares Datenschutzniveau ist in Drittländern nicht gegeben, eine Übermittlung personenbezogener Daten ist damit unzulässig.

Bei US-Anbietern ist zusätzlich zu beachten, dass die dort ansässigen Unternehmen und zugehörigen ausländischen Tochterunternehmen, vollständig dem USA PATRIOT Act unterliegen. Das im Oktober 2001 eingeführte Anti-Terrorgesetz ermöglicht US-Behörden und US-Gerichten auf Telefon-, E-Mail- und Internetkommunikationsdaten von Personen weltweit zuzugreifen.

Geschäftsprozesse über öffentliche Instant Messenger abwickeln?

Sollte man somit Geschäftsprozesse also grundsätzlich nicht über öffentliche Instant-Messenger abwickeln?

Nein. Es ist aber wichtig zuvor einige Informationen über den jeweiligen Anbieter in Erfahrung zu bringen. Beispielsweise in welchem Land der Anbieter sich befindet, wo die Kommunikationsserver angesiedelt sind und welche Informationen vom Anbieter erfasst werden.

Es kommt zudem auf den Geschäftsprozess mit den dazugehörigen Daten an. Wenn die Kommunikationsinhalte beispielsweise keine personenbezogenen und geschäftssensitiven Informationen enthalten, können auch öffentliche Instant Messenger verwendet werden.

Betrieb eines hausinternen Instant-Messenger

Der Betrieb einer unternehmensinternen Instant-Messenger Infrastruktur stellt bzgl. Datensicherheit und Datenschutz die sicherste Variante dar, vorausgesetzt es erfolgt eine regelmäßige Wartung (Updates) durch qualifiziertes Fachpersonal. Die Sicherheit kann durch die zentralisierte Verwaltung der Zugriffsgeräte (Smartphone und Tablet über MDM) noch erweitert werden.

Die Vorteile dieser Option sind hierbei, dass sämtliche Geschäftsprozesse mit den dazugehörigen personenbezogenen und geschäftssensitiven Daten verarbeitet werden können. Dadurch lassen sich völlig neue Geschäftsprozesse über Instant-Messaging umsetzen und vorhandene Prozesse vereinfachen.

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